Selbstmanagement als Kernkompetenz einer wirksamen Führungskraft (S01E06)

Herzlich Willkommen zu meinem Podcast „Nachhaltig Führen“! Möchten auch Sie als junge oder erfahrene Führungskraft zukünftig noch wirksamer und zufriedener – und dadurch auch nachhaltig erfolgreicher – sein? Dann finden Sie in diesem Podcast Inspirationen, Impulse und konkrete Ideen für Ihre tägliche Führungsarbeit.

Nur wenige Menschen sehen ein, dass sie letztendlich nur eine einzige Person führen können und auch müssen. Diese Person sind sie selbst.

Peter F. Drucker

In dieser Episode möchte ich mit Ihnen darüber sprechen, wie wichtig es für Führungskräfte ist, sich erst einmal selbst gut zu führen, bevor sie Mitarbeiter führen. Daher bekommen Sie heute einige Methoden und Tools für ein wirksames Selbstmanagement, um zukünftig noch effektiver und effizienter und dadurch nachhaltig erfolgreicher zu sein.

Hier können Sie die aktuelle Episode abspielen:


Welche Bedeutung hat mein Selbstmanagement als Führungskraft?

Wenn Sie als Führungskraft in der Lage sind, sich selbst gut zu führen, erhöht dies Ihre eigene Wirksamkeit, d. h. Ihre Effektivität und Effizienz – und damit auch Ihre persönliche Zufriedenheit – weitere Effekte sind:

  • Sie reduzieren die Gefahr von Fremdbestimmung
  • Sie werden Ihrer eigenen Vorbildrolle gerechter
  • Sie haben mehr Zeit für die Führung Ihrer Mitarbeiter

Dabei gibt es jedoch zwei wichtige Überlegungen, die ich Ihnen mit auf den Weg geben möchte.

  1. „Love it, change it or leave it.“ Von Steven Covey (s. Links am Ende des Beitrags) stammt die wichtige Unterscheidung, dass wir überlegen sollten, welche Aspekte in unserem eigenen Wirkungsbereich liegen und welche uns lediglich betreffen. Nur in unserem Wirkungsbereich können wir aktiv gestalten und verändern – überlegen Sie daher genau, wofür es sich zu „kämpfen lohnt“ und worüber Sie sich aufregen sollten… Lassen Sie los bei den Dingen, die Sie ohnehin nicht ändern werden – leben Sie mit Ihnen oder verlassen Sie die Situation (wenn sie nicht (mehr) erträglich ist).pareto
  2. „Gut ist besser als perfekt.“ Gemäß dem „Pareto-Prinzip“ schaffen wir oft bereit mit nur 20 Prozent Zeiteinsatz 80 Prozent des Ergebnisses.Die eigentlich interessante Aussage der „80/20-Regel“ liegt jedoch woanders: In diesen 20 Prozent der Arbeitszeit sind wir nämlich 16-mal so produktiv, wie in den übrigen 80 Prozenz der Zeit, die wir nur noch investieren, um eine 100%-ige Lösung zu erreichen (s. Skizze)!

Welche Aspekte sind wichtig für ein erfolgreiches Selbstmanagement?

Ein nachhaltig erfolgreiches Selbstmanagement umfasst einen gezielten Umgang mit Menschen, Methoden und Technik(en). Wie dabei ein erfolgreiches Selbstmanagement aussehen kann, ist in der Praxis (leider) sehr individuell, sodass es keine „Patentrezepte“ geben kann. Ich möchte Ihnen daher einige Aspekte, Methoden und Tools aufzeigen, von denen Sie sich anschließend die für Sie persönlich sinnvollsten raussuchen und diese in der Praxis und in Ihrem Arbeitsumfeld ausprobieren können.

selbstmanagement

Die eigene Persönlichkeit und individuelle Motivation

In der letzten Episode ging es bereits um das Thema Persönlichkeit. In Abhängigkeit von Ihren bevorzugten Verhaltensstilen werden Sie – insb. beim für die Selbstführung zentralen Thema Zeitmanagement – zu bestimmten Verhaltensweisen neigen. Daher sollten Sie einmal darüber nachdenken, welche der folgenden Tipps Ihnen im Arbeitsalltag helfen können:

Der dominante Selbstmanager sollte:
  • sich herausfordernde Ziele setzen und diese klar priorisieren
  • Freiraum haben und sich den Weg zum Ziel selbst erarbeiten
  • auch einmal Verständnis/Geduld für andere aufbringen
  • Empathie zeigen und sich fragen: Was braucht der andere von mir?
  • etwas gewissenhafter sein – nicht immer gilt die 80/20-Regel
Der initiative Selbstmanager sollte:
  • sich selbst nicht zu viel auf einmal vornehmen
  • sich nicht ablenken lassen und sich Tagträumereien hingeben
  • erstmal etwas zu Ende machen, bevor er etwas Neues beginnt
  • durch einen Tagesplan und Routinen seinen Tag besser strukturieren
  • eine To Do-Liste mit klaren Prioritäten anlegen
Der stetige Selbstmanager sollte:
  • prüfen, was er beschleunigen kann, ohne zu viel Druck zu empfinden
  • loslegen, dabei eher klein starten und das Ergebnis vor Augen haben
  • Prioritäten gemeinsam im Gespräch mit anderen festlegen
  • offenes Feedback geben und Konflikte rechtzeitig ansprechen
  • begründet „Nein“ sagen – sonst machen Sie es niemandem recht
Der gewissenhafte Selbstmanager sollte:
  • Perfektionismus nicht immer nachgeben – gut ist besser als perfekt
  • Erwartungen mit Mitarbeitern, Kollegen, Vorgesetzten abgleichen
  • daran denken, dass Menschen manchmal wichtiger sind als Prozesse
  • berücksichtigen, dass zu lange Planung wenig Zeit für Umsetzung lässt
  • Ziele und Weg gemeinsam mit den wichtigen Stakeholdern festlegen
Zudem ist es wichtig, herauszufinden, welche Aufgaben Ihnen persönlich Freude bereiten, und bei welchen Sie sich eher quälen und Ihren „inneren Schweinehund“ überwinden müssen. Hierfür bekommen Sie in Episode 8 mit dem sogenannten Reiss-Profil (s. Links) ein interessantes Tool zum besseren Verständnis Ihrer individuellen Motivation an die Hand, das Ihnen auch dabei hilft, die Motivation Ihrer Mitarbeiter besser zu verstehen.

Die eigenen Ziele als Voraussetzung für Prioritäten und Zeitmanagement

Neben Ihrer individuellen Motivation sollten Sie sich zudem intensiv Gedanken über Ihre persönlichen (beruflichen und am besten auch privaten) Ziele machen. „Wer keine Ziele hat, kann sich nicht verlaufen“, sagt ein altes Sprichwort. Außerdem gilt: Wer keine Ziele hat, kann nicht sinnvoll priorisieren – hierzu kommen wir gleich…

Zur Ziel-Formulierung kennen Sie wahrscheinlich die „SMART“-Formel (hierüber werden wir auch in Episode 11 noch einmal ausführlicher sprechen). Demnach sollten Ziele spezifisch, messbar, ambitioniert, realistisch und terminiert sein. Gerade wenn es jedoch um langfristige, inspirierende Ziele geht, finde ich persönlich eine smarte Formulierung immer ein wenig sperrig und „spröde“… Eine gute Alternative stellt deswegen die „OKR-Methode“ dar, in der ein inspirierendes, eher visionäres Ziel („Objective“) sowie mehrere (ggf. smarte) Unterziele („Key Results“) festgelegt werden, die notwendig sind, um dieses angestrebte Ziel zu erreichen. Hierzu ein einfaches Beispiel:

  • Objective: In 2018 möchte ich erfolgreich einen Marathon laufen.
  • Key Result 1 (Kondition): Bis Herbst 2017 möchte ich in der Lage sein, 25 km am Stück ohne Pause zu laufen.
  • Key Result 2 (Geschwindigkeit): Bis Jahresende möchte ich pro gelaufenem Kilometer eine maximale Zeit von 6:30 Minuten erreichen.

Wie bereits erwähnt, sind Ziele eine wichtige Voraussetzung für die Priorisierung von Aufgaben. Ein bekanntes Instrument hierfür ist die Eisenhower-Matrix, in der die eigenen Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert werden. Die eigentliche Aussage der Matrix, die häufig verkannt wird ist: A- und B-Aufgaben unterstützen die Erreichung der eigenen Ziele, während C- und D-Aufgaben Sie davon abhalten, Ihre persönlichen Ziele zu erreichen. Bei letzteren sollten Sie dringend überlegen, wie Sie diese delegieren, reduzieren oder idealerweise sogar vermeiden können!

eisenhower

Das Thema Zeitmanagement ist, wie bereits erwähnt, sehr individuell. Je nach persönlichem Arbeitsstil, der jeweiligen Arbeitsumgebung sowie Ihren inhaltlichen Aufgaben lassen sich einige Hinweise anwenden, andere helfen überhaupt nicht. Zwei Methoden, für ein systematisches Zeitmanagement sind die „ALPEN-Methode“ von „Zeitmanagement-Papst“ Lothar Seiwert sowie der Ansatz „Getting Things Done (GTD)“ von David Allen. Beide Ansätze bestehen aus jeweils 5 Schritten, die nachfolgend kurz erläutert werden.

Die ALPEN-Methode

  1. Aktivitäten aufschreiben: Durch das Notieren aller zu erledigenden Aufgaben auf einer To Do-Liste bekommen Sie diese „aus dem Kopf raus“ und sind in der Lage, sich mit den Inhalten und der Bearbeitung zu beschäftigen.
  2. Länge schätzen: Um die einzelnen Aktivitäten zeitlich einplanen zu können, ist es wichtig, die jeweilige Dauer abzuschätzen. Zudem können Sie kurze Aktivitäten (meist
  3. Pufferzeiten einplanen: Eine Zeitmanagement-Regel besagt: Immer nur 60 Prozent der verfügbaren Zeit fest verplanen, um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können – nicht für jeden möglich, erhöht aber die Wahrscheinlichkeit für ein erfolgreiches Zeitmanagement deutlich  🙂
  4. Entscheidungen treffen: Hier geht es insb. um die Priorisierung von Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix sowie den Umgang mit diesen Aufgaben – selbst tun, delegieren, terminieren, reduzieren/vermeiden?
  5. Nachkontrolle durchführen: Am Ende jeder Planungsperiode (z. B. Tag, Woche, Monat) werden die noch unerledigten Aufgaben für die nächste Periode übernommen.

 Getting Things Done (GTD)

  1. Erfassen: Auch hier geht es um das Aufschreiben aller zu erledigenden Aufgaben auf eine To Do-Liste bzw. die Erfassung von Aufgaben in einem eigenen System. Wichtig: Dieses System muss verlässlich und effektiv sein, damit man es auch wirklich beibehält.
  2. Durcharbeiten: Die erfassten Aufgaben werden anschließend durchgearbeitet (ähnelt den Schritten 2 – 4 der ALPEN-Methode). Nach Möglichkeit, sollten alle Aufgaben nur 1-mal zur Planung „angefasst“ und einige Tasks ggf. gleich abgearbeitet werden (wenn Dauer < 2 Min.). GTD unterscheidet zudem Termine (ohne konkrete, absehbare Aktivitäten), Handlungen (einzelne Aktivitäten) und Projekte (Zusammenfassung mehrerer Aktivitäten zu demselben Thema).
  3. Organisieren:  Termine werden in den Kalender eingetragen, Aufgaben und Projekte in entsprechenden Listen (s. App-Empfehlungen) erfasst. Bei ähnlichen Aufgaben ist eine Blockbildung sinnvoll, um „mentale Rüstzeiten“ zu minimieren (z. B. E-Mails am Stück lesen).
  4. Durchsehen: Die einzelnen Listen werden in regelmäßigen Abständen, die jeder für sich selbst festlegen sollte, durchgesehen, um zu prüfen, was konkret erledigt werden kann.
  5. Erledigen: Ergänzend zu den Fragen, welche Priorität die jeweilige Aufgabe hat und wie viel Zeit einem gerade zur Verfügung steht, stellt GTD auch die Frage, welche Energie die jeweilige Aufgabe von mir erfordert und ob ich diese gerade zur Erledigung aufbringen kann. Zur Reflexion und Optimierung des Selbstmanagements wird nach der Erledigung ein Check empfohlen, ob durch das Abarbeiten der Aufgabe auch wirklich ein Fortschritt in Bezug auf die Erreichung der eigenen Ziele erfolgt ist.

Umgang mit Informationen und gezieltes Projektmanagement

Ein Aspekt, der mir persönlich in meiner beruflichen Laufbahn am meisten geholfen hat, war der strukturierte Umgang mit Informationen. Dazu gehört für mich zum einen, Informationen für sich selbst gut zu strukturieren und sie zum zweitens anderen gegenüber klar zu kommunizieren. „Auf den Punkt“ zu kommen, ist in einer schnelllebigen und ungeduldigen Berufswelt heute wichtiger denn je. Dabei hilft das sogenannte „Pyramidenprinzip“, das auf der Methode der kernbotschaftsartigen Kommunikation basiert. Näheres dazu, wie Sie in Führungsgesprächen noch strukturierter kommunizieren und prägnanter überzeugen können, erfahren Sie in Episode 10.

Zwei zentrale Aspekte für ein gutes Selbstmanagement im Rahmen des Projektmanagements sind eine klare Projektdefinition sowie die Entwicklung einer schlüssigen Projektstruktur. Zur Definition des Projekts habe ich dabei gute Erfahrungen mit der folgenden Vorlage gemacht, die eine strukturierte Diskussion der relevanten Aspekte unterstützt.

projektdefinition

  1. Was ist die konkrete Ausgangssituation und worin besteht eigentlich das „Problem“? Hier ist es wichtig, zunächst einmal möglichst „neutral“ den Status Quo zu schildern, um – auch in der Kommunikation mit den unterschiedlichen Anspruchsgruppen – zunächst einmal den jeweiligen Stakeholder „dort abzuholen, wo er steht“. Anschließend schildern Sie kurz und knapp, welche negativen Konsequenzen sich ergeben, falls sie nichts tun, d. h. das Projekt nicht durchführen. Alternativ könnten Sie auch den „Best Case“ beschreiben und sich überlegen, welche Chancen Sie durch dieses Projekt ergreifen könnten. Hierdurch beantworten Sie die Frage, warum dieses Projekt notwendig ist und welchen Beitrag es liefert.
  2. Welches sind die konkreten, messbaren Projektziele und Erfolgskriterien? Hier definieren Sie sehr konkret, woran Sie den Erfolg des Projekts festmachen. Häufig finden sich hier eher Qualitätskriterien, während die Aspekte Kosten und Zeit eher eine Einschränkung darstellen.
  3. Welche Einschränkungen und Rahmenbedingungen sind zu berücksichtigen? Hier benennen Sie alles, was Sie bei der Ausgestaltung des Projekts einschränkt, z. B. die Notwendigkeit, bei mitbestimmungspflichtigen Themen den Betriebsrat einzubinden oder die Berücksichtigung bestimmter Richtlinien/Policies. Aber auch der verfügbare Zeit- und Kostenrahmen sowie inhaltliche Abhängigkeiten von anderen Abteilungen können Einschränkungen darstellen.
  4. Wer sind die zentralen Entscheidungsträger? Hier benennen Sie alle Personen, die durch eine Entscheidung den erfolgreichen Abschluss des Projekts beeinflussen können. Denn auf diese sollten Sie anschließend noch einmal mit Ihren gesammelten Ideen zugehen, um eine konkrete Auftragsklärung und Festlegung der Projektdefinition vorzunehmen.
  5. Wie ist der konkrete Umfang des Projekts? Hier definieren Sie – insb. im Sinne eines Erwartungsmanagements mit dem Auftraggeber – auch alle Aspekte, die nicht Teil des Projekts sein sollen! Bspw. wäre denkbar, ein neues Vergütungssystem zuerst einmal in einer bestimmten Division oder Landesgesellschaft zu testen oder die Ergebnisse eines inhaltliche abgespeckten Pilotprojekts abzuwarten, bevor mit der Entwicklung eines umfassenden Konzepts begonnen wird.
  6. Nachdem Sie diese Aspekte umfassend diskutiert haben, legen Sie die konkrete Zielsetzung des Projekts fest (häufig auch als „Scope“ bezeichnet). Dies kann entweder ein treffend formulierter Titel sein („Einführung einer neuen variablen Vergütungssystematik im Vertriebsaußendienst zur Steigerung von Schlagkraft und Mitarbeiterzufriedenheit“). Dies setzt allerdings voraus, dass man schon sehr genau weiß, welcher konkrete Lösungsansatz verfolgt wird. Falls dies nicht der Fall sein sollte oder Sie die Mitarbeiter in einem ergebnisoffenen Prozess an der Ideenfindung beteiligen wollen, eignet sich auch eine Frage. Diese „grundsätzliche Fragestellung“ beantwortet die dahinter liegende Frage: „Wieso wird unsere Unternehmenswelt durch dieses Projekt besser?“ Ein Beispiel: „Mit welchen Maßnahmen können wir die Schlagkraft und Mitarbeiterzufriedenheit im Vertriebsaußendienst bis Ende 2017 um x Prozent steigern?“ Im nächsten Schritt würden dann entweder mögliche Maßnahmen identifiziert und bewertet oder der konkrete Lösungsansatz weiter detailliert – bis auf die Ebene konkreter Projektaktivitäten.

Zur Entwicklung einer guten Projektstruktur dient dabei eine MindMap. Hilfreiche Tools hierfür sind MindManager, FreeMind oder XMind.

App-Empfehlungen für ein erfolgreiches Selbstmanagement

  • ToDoIst:  To Do-Liste für Aufgaben- und Terminerstellung
  • Trello: Kanban-Board für agiles Projektmanagement
  • Scanbot: Fotografieren und automatisches Zuschneiden von Notizen, Flipcharts o. ä. mit pdf-Exportfunktion (-> Upload in Evernote möglich)
  • OneNote und Evernote: digitale Ablage/Dokumentenarchiv mit Ordnern (Sprachnotizen können mit „Say&Go“ automatisiert an Evernote gesendet werden)

Als Lernmedien nutze ich insb. Twitter (auch als Informationsfilter), YouTube sowie diverse Podcasts. Als eine hervorragende Methode für die persönliche Vernetzung habe ich für mich die von John C. Stepper systematisierte Methode „Working out Loud“ entdeckt. Hier geht es vor allem darum, seine Arbeit sehr intensiv mit anderen zu teilen, die ein ähnliches Mindset haben und sein persönliches Netzwerk zu erweitern.


Ich freue mich, wenn ich Ihnen ein paar Inspirationen, Ideen und Impulse für Ihre tägliche Führungsarbeit geben konnte. Schreiben Sie mir gerne eine Rezension oder geben Sie mir eine Bewertung auf iTunes und senden Sie mir Ihr Feedback über die Kommentarfunktion zu diesem Blog-Eintrag oder auf Twitter unter @FuehrNachhaltig.

Bleiben Sie wirksam, bleiben Sie nachhaltig – und bleiben Sie dran…!


weiterführende Links aus dieser Episode

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